La qualité d'un état des lieux ne dépend pas uniquement de ce qui est observé, mais également de la manière dont ces observations sont rédigées. Une observation pertinente doit permettre à une personne qui n'a jamais visité le logement de comprendre précisément l'état de l'élément décrit.

 

                La rédaction est une compétence essentielle. Une observation imprécise, incomplète ou subjective va fragiliser l'ensemble du constat et compliquer l'analyse des éventuelles dégradations lors de la sortie du locataire. La première règle consiste à décrire ce qui est visible sans chercher à tirer immédiatement des conclusions.

 

                 L'opérateur doit constater les faits et non formuler des hypothèses. Par exemple, il est préférable d'écrire qu’il y a « 3 trous de vis en partie haute du mur » plutôt que « mur dégradé ». L'origine d'un désordre n'est pas toujours certaine donc il vaut mieux ne pas préjuger, en revanche, son apparence peut être décrite avec précision et objectivité.

 

                  Une observation n'a de valeur que si elle peut être retrouvée facilement. Chaque désordre doit donc être localisé avec précision (quelle pièce ? est-ce le mur ? le plafond ? ou se situe le dommage ? en haut du mur ? à 1,50 m de haut ? au-dessus des plinthes ? de quoi parle-t-on précisément ? une trace de frottement de meuble ? une déchirure, un trou de visseuse ? un éclat dû à un choc ? etc….). Cette méthode évitera toute ambiguïté lors de la comparaison avec l'état des lieux de sortie.Il est souvent utile de préciser le nombre, les dimensions, la surface concernée, l’importance du désordre…(exemple : rayure de 15 cm sur le plan de travail, 3 éclats de carrelage sur une zone de 50 cm2 au centre de la pièce) Attention ! Un mur peut être qualifié de « bon état » tout en présentant plusieurs trous ou traces. Sans description complémentaire, cette information perd une grande partie de sa valeur.

 

                L'opérateur doit employer un vocabulaire suffisamment précis pour décrire correctement les éléments observés. Par exemple : rayure, impact, fissure, éclat, enfoncement, décollement, tache, usure, oxydation, corrosion, faïençage, cloquage. Ces termes permettent de qualifier les désordres avec davantage de précision qu'un vocabulaire générique. L'état des lieux n'est ni un rapport d'expertise ni un jugement. L'opérateur doit éviter les formulations subjectives ou accusatoires telles que :

• « logement mal entretenu »

•« dégradation volontaire »

•« locataire négligent », etc

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                   Le constat doit se limiter à des faits observables et vérifiables. Cette neutralité renforce la crédibilité du document et facilite son utilisation en cas de litige. Une photographie pertinente vient illustrer une observation écrite mais ne doit jamais s'y substituer. L'idéal consiste à associer une description précise à une photographie suffisamment nette pour permettre l'identification du désordre. La combinaison des deux constitue souvent la meilleure preuve. Un bon état des lieux d'entrée doit être rédigé en pensant à l'état des lieux de sortie qui sera réalisé plusieurs années plus tard. L'opérateur doit se poser une question simple :« Dans cinq ou dix ans, une personne qui n'a jamais vu ce logement pourra-t-elle comprendre précisément l'état de cet élément ? » Si la réponse est oui, l'observation est probablement suffisamment pertinente. L'objectif n'est pas de rédiger le document le plus long possible, mais le plus exploitable possible. Une observation pertinente doit être :

 

• factuelle ;

• précise ;

• localisée ;

• mesurable lorsque cela est possible ;

• compréhensible plusieurs années après sa rédaction.

 

                    C'est cette qualité rédactionnelle qui permet à l'état des lieux de remplir pleinement son rôle de document de preuve et de sécuriser l'analyse des éventuelles évolutions du logement pendant toute la durée de la location.